1. CEL

W odniesieniu do łańcucha dostaw: Aby wypełnić naszą odpowiedzialność społeczną, JACK WOLFSKIN zobowiązał się do działania w sposób zrównoważony i odpowiedzialny. W ramach naszej działalności kładziemy szczególny nacisk na poszanowanie praw człowieka i ochronę środowiska. Obejmuje to zapewnienie uczciwych, bezpiecznych i zdrowych warunków pracy w całym naszym globalnym łańcuchu dostaw. Aby promować te cele, ustanowiliśmy Kodeks Postępowania, którego muszą przestrzegać wszyscy nasi partnerzy umowni.

Pod względem treści Kodeks Postępowania jest zgodny z wymaganiami „Kodeksu Praktyk Pracy” Fair Wear (inicjatywy wielostronnej, której członkiem jest JACK WOLFSKIN). Regularnie monitorujemy przestrzeganie tych standardów poprzez niezależne i wewnętrzne audyty, nieustannie dążąc do poprawy ich wdrażania we współpracy z naszymi dostawcami.

Niezbędnym narzędziem w tym zakresie jest opisana poniżej procedura składania skarg. Umożliwia nam ona wczesne wykrywanie ryzyk związanych z prawami człowieka i środowiskiem wzdłuż łańcucha dostaw oraz usuwanie naruszeń.

W odniesieniu do ogólnej działalności biznesowej JACK WOLFSKIN: Integralność oraz przestrzeganie prawa i wewnętrznych zasad mają najwyższy priorytet w JACK WOLFSKIN. Firma oczekuje, że wszyscy pracownicy na wszystkich obszarach działalności i szczeblach będą działać odpowiedzialnie, uczciwie i w pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami. Stanowi to integralną część naszej kultury korporacyjnej i jest fundamentem naszej silnej reputacji, zaufania partnerów biznesowych, dobrostanu całego personelu oraz trwałego sukcesu ekonomicznego.

Kluczowe dla skutecznej zgodności jest wczesne wykrywanie i przetwarzanie naruszeń, aby natychmiast je wyeliminować i w razie potrzeby dostosować istniejące systemy. Wymaga to wzmożonej czujności wszystkich pracowników oraz ich gotowości do zgłaszania podejrzeń.

W tym celu JACK WOLFSKIN wdrożył nowoczesny system sygnalistów, który umożliwia poufne zgłaszanie, otwiera dedykowane kanały zgłoszeń oraz zapewnia przejrzyste, szybkie i obiektywne dochodzenie.

Wdrożenie tego systemu sygnalistów wiąże się z oczekiwaniem, że będzie on używany odpowiedzialnie; system sygnalistów nie jest ogólną „skrzynką sugestii” ani tablicą skarg i musi być wykorzystywany wyłącznie do zgłaszania faktycznych lub podejrzewanych naruszeń. Sygnaliści wnoszą istotny wkład w wczesne wykrywanie, usuwanie i ostateczne zapobieganie naruszeniom; odgrywają zatem decydującą rolę w ochronie firmy.

Sygnaliści nie muszą obawiać się żadnych negatywnych konsekwencji w wyniku zgłoszenia i są chronieni przed odwetem lub groźbami z nim związanymi. Zgłoszenia mogą być również składane anonimowo. W tym celu niniejsze wytyczne podsumowują podstawowe zasady proceduralne systemu sygnalistów JACK WOLFSKIN oraz określają wiążące wymagania dotyczące ochrony sygnalistów.

2. ZAKRES ZASTOSOWANIA

Procedury składania skarg służą do przyjmowania zgłoszeń dotyczących ryzyk związanych z prawami człowieka i środowiskiem oraz naruszeń obowiązków wynikających z działalności gospodarczej w ramach naszej własnej działalności [ZGŁOŚ TERAZ] lub działalności dostawcy [Procedura składania skarg Fair Wear].

Aby to osiągnąć, działamy na dwóch niezależnych systemach:

• ZGŁOŚ TERAZ (speakupnow.integrityline.com)
• Procedura składania skarg Fair Wear (Procedura składania skarg Fair Wear Wersja 2.0)

MÓW TERAZ:

Możliwość zgłaszania zidentyfikowanych lub podejrzewanych naruszeń jest otwarta nie tylko dla pracowników, stażystów czy członków rodzin pracowników, ale wyraźnie także dla pracowników partnerów biznesowych JACK WOLFSKIN oraz innych osób mających bezpośredni lub pośredni związek z JACK WOLFSKIN. Opisany poniżej system ma zastosowanie jednakowo do wszystkich otrzymanych zgłoszeń.

Ponadto procedura składania skarg jest dostępna dla osób, które nie są bezpośrednio dotknięte. Obejmuje to na przykład:

• Pracownicy bezpośrednich i pośrednich dostawców
• Partnerzy biznesowi (np. klienci)
• Związki zawodowe i organizacje pozarządowe (NGO)
• Inne osoby trzecie (np. mieszkańcy okolic zakładów firmy)

Procedura składania skarg Fair Wear:

Możliwość zgłaszania zidentyfikowanych lub podejrzewanych naruszeń jest przede wszystkim otwarta dla:

• Pracownicy i ich uprawnieni przedstawiciele u partnerów produkcyjnych JACK WOLFSKIN (zakłady produkcji odzieży, obuwia i sprzętu)
• Organizacje pozarządowe (NGO)
• Inne zainteresowane strony (w tym przedstawiciele mediów) zaangażowane w wdrażanie standardów pracy u dostawców członków Fair Wear.

Informacje dotyczące systemu składania skarg są wywieszone na plakatach we wszystkich zakładach produkcyjnych. Ponadto partnerzy produkcyjni są proszeni o aktywne informowanie i regularne szkolenie swojego personelu w zakresie możliwości składania skarg do niezależnego systemu Fair Wear.

Pracownicy JACK WOLFSKIN, którzy regularnie odwiedzają miejsca produkcji, sprawdzają, czy te plakaty są wywieszone. W ramach rutynowych audytów kontrolerzy potwierdzają, czy pracownicy fabryk są świadomi mechanizmu składania skarg. W przypadku braku takiej świadomości, organizowane są szkolenia z pomocą Fair Wear lub pracowników JACK WOLFSKIN w lokalnym języku, aby zapewnić pełne zrozumienie wśród pracowników fabryk.

3. DEFINICJE

• Uzasadnione podejrzenie: Istnieje, gdy istnieją wystarczające faktyczne przesłanki sugerujące, że doszło do naruszenia. Wystarczające przesłanki faktyczne istnieją, jeśli z perspektywy sygnalisty istnieje prawdopodobna możliwość naruszenia.
• Naruszenia: Odnosi się do wszelkich naruszeń przepisów ustawowych, wytycznych wewnętrznych oraz zasad zgodności, które mają miejsce w związku z lub w trakcie wykonywania działalności na rzecz JACK WOLFSKIN (zobacz Rozdział 5: Przedmiot zgłoszeń).
• Informacje o naruszeniach: Odnosi się do rzeczywistej wiedzy o naruszeniach lub przynajmniej uzasadnionego podejrzenia popartego konkretnymi faktami.
• Zgłoszenia: Powiadomienia zawierające informacje o (potencjalnych) naruszeniach przekazane jednostkom zgłoszeniowym „SPEAK UP NOW” lub „Procedurze skarg Fair Wear”.
• Sygnaliści: Każde osoby, które uzyskały informacje o naruszeniach w związku z ich działalnością zawodową lub innymi środkami i przystępują do ich zgłoszenia.
• Osoby zainteresowane: Osoby, które są uwikłane lub negatywnie dotknięte przez złożone zgłoszenie.
• Odwety: Działania lub zaniechania związane z działalnością zawodową, które są wywołane jako reakcja na zgłoszenie i skutkują (lub mogą skutkować) nieuzasadnioną szkodą lub niekorzystnym traktowaniem sygnalisty.

4. OCHRONA SYGNALISTÓW

MÓW TERAZ:

Sygnaliści, którzy zgłaszają naruszenia w dobrej wierze i z uzasadnionym powodem, będą chronieni. W tym celu w szczególności wdrożono następujące mechanizmy ochronne:

• Obowiązek zachowania poufności: Tożsamość sygnalistów pozostanie ściśle poufna. Bez ich wyraźnej zgody ich tożsamość może być ujawniona wyłącznie osobom odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń lub podejmowanie działań następczych. To samo dotyczy tożsamości osób zainteresowanych lub jakichkolwiek osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu, chyba że ujawnienie jest niezbędne w ramach wewnętrznego dochodzenia lub podjęcia działań następczych. Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy sygnalistów, którzy celowo lub z rażącym niedbalstwem przekazują nieprawdziwe lub fałszywe informacje. Wyjątki od poufności mają również zastosowanie, gdy organy publiczne lub sądy żądają ujawnienia; w takich przypadkach sygnalista zostanie poinformowany przed ujawnieniem jego tożsamości, chyba że odpowiedni organ lub sąd wyraźnie powiadomi JACK WOLFSKIN, że takie działanie mogłoby zagrozić trwającym dochodzeniom lub postępowaniom sądowym.
• Ochrona przed odwetem: Sygnaliści są chronieni przed wszelkimi formami odwetu. Dyskryminacja, wrogość lub inne niekorzystne traktowanie skierowane wobec sygnalistów są surowo zabronione, podobnie jak groźby lub próby ich stosowania, i będą podlegać sankcjom dyscyplinarnym zgodnie z prawem pracy. Jeśli sygnalista doświadczy takich utrudnień i zwróci się do odpowiedniej jednostki ds. zgłoszeń, biura śledczego lub rady zakładowej, zostanie mu niezwłocznie udzielona pomoc. Ochrona ta nie dotyczy osób, które celowo lub z rażącym niedbalstwem składają fałszywe zgłoszenia; takie przypadki mogą skutkować sankcjami prawa pracy, postępowaniem karnym oraz roszczeniami odszkodowawczymi.
• Zwolnienie z odpowiedzialności za pozyskanie informacji:JACK WOLFSKIN nie będzie pociągać sygnalistów do odpowiedzialności za pozyskanie lub dostęp do zgłoszonych informacji, pod warunkiem, że samo pozyskanie lub dostęp nie stanowiło przestępstwa (np. wtargnięcie, nieautoryzowany podsłuch danych). Sygnalista nie poniesie również odpowiedzialności za ujawnienie informacji, jeśli miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że ujawnienie było konieczne do wykrycia naruszenia.

Procedura składania skarg Fair Wear:

Sygnaliści, którzy zgłaszają naruszenia w dobrej wierze, są chronieni. W tym celu Fair Wear wprowadził następujące zabezpieczenia:

• Obowiązek zachowania poufności:Pracownicy Fair Wear zachowują poufność tożsamości sygnalisty. Tożsamość ta może być ujawniona tylko w ramach Fair Wear, chyba że wyrażono zgodę. To samo dotyczy tożsamości osób zainteresowanych lub innych wymienionych w zgłoszeniu. Anonimizowane podsumowania opisujące skargę i odpowiednią placówkę dostawcy są jednocześnie udostępniane wszystkim członkom Fair Wear, którzy zaopatrują się w towary z tej placówki. Członkowie Fair Wear są następnie zobowiązani do współpracy z kierownictwem fabryki oraz z osobą odpowiedzialną za rozpatrywanie skarg w Fair Wear w celu opracowania i wdrożenia rozwiązania.
• Ochrona przed odwetem:Sygnaliści są chronieni przed odwetem. Niedogodności, nękanie lub inne negatywne działania wobec sygnalistów — w tym groźby lub próby — są surowo zabronione i podlegają sankcjom dyscyplinarnym. Jeśli sygnalista zgłosi takie utrudnienia Fair Wear, JACK WOLFSKIN zapewni natychmiastowe wsparcie.

5. PRZEDMIOT ZGŁOSZEŃ

MÓW TERAZ:

System sygnalistów jest przeznaczony wyłącznie do zgłaszania faktycznych lub podejrzewanych naruszeń obowiązującego prawa oraz istotnych naruszeń Kodeksu Postępowania lub innych wewnętrznych polityk Grupy JACK WOLFSKIN. Naruszenie uznaje się za „istotne”, jeśli stwarza ryzyko dla bezpieczeństwa, odpowiedzialności lub reputacji JACK WOLFSKIN.

W przypadku drobnych naruszeń Kodeksu Postępowania lub wewnętrznych zasad pracownicy powinni podjąć dialog ze swoim bezpośrednim przełożonym. Ponadto system sygnalistów nie jest przeznaczony do codziennych interpersonalnych sporów z kolegami lub przełożonymi; w takich sprawach dostępne są kanały, takie jak rada zakładowa.

Zgłoszenia powinny być składane zwłaszcza w przypadkach dotyczących:

• Korupcja / Łapówkarstwo
• Naruszenia przepisów antymonopolowych i konkurencyjnych, w szczególności regulacji dotyczących zamówień publicznych
• Werbalne, niewerbalne, fizyczne lub seksualne molestowanie, zastraszanie, dyskryminacja lub przemoc w miejscu pracy
• Naruszenia prawa pracy, przepisów BHP lub naruszenia praw człowieka
• Oszustwa (np. defraudacja, nadużycie zaufania)
• Kradzież, uszkodzenie, sprzeniewierzenie lub niewłaściwe wykorzystanie majątku firmy
• Naruszenia zasad prawidłowego prowadzenia księgowości, sprawozdawczości finansowej i audytu
• Naruszenia przepisów podatkowych i ubezpieczeń społecznych
• Naruszenia praw własności intelektualnej
• Naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych
• Naruszenie tajemnic handlowych, tajemnic przedsiębiorstwa i innych informacji poufnych
• Naruszenia przepisów ochrony środowiska, obowiązków środowiskowych lub znaczne marnotrawstwo zasobów naturalnych
• Konflikty interesów
• Inne istotne naruszenia obowiązującego prawa lub wewnętrznych regulacji JACK WOLFSKIN

Procedura składania skarg Fair Wear:

System ten jest przeznaczony wyłącznie do zgłaszania faktycznych lub podejrzewanych naruszeń obowiązujących przepisów prawa oraz naruszeń Kodeksu Postępowania. Hotline służy przede wszystkim jako mechanizm awaryjny, gdy wewnętrzne procedury rozpatrywania skarg w zakładach produkcyjnych zawodzą, są niewystarczające lub gdy zgłaszający nie ma zaufania do lokalnego systemu.

Zgłoszenia powinny dotyczyć umów i płatności lub innych warunków stwarzających poważne zagrożenie dla zdrowia pracowników lub wysokie ryzyko długoterminowego nieprzestrzegania przepisów. Priorytetowo traktowane są naruszenia Kodeksu Postępowania, które stanowią bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia i są przyspieszane w ramach ścisłego monitoringu Fair Wear. Należą do nich:

• Zagrożenia pożarowe i związane z bezpieczeństwem budynków
• Praca dzieci
• Wynagrodzenia poniżej ustawowej płacy minimalnej
• Inne sytuacje awaryjne stanowiące bezpośrednie zagrożenie dla bezpieczeństwa pracowników

Chociaż kwestie wolności zrzeszania się — takie jak tłumienie związków zawodowych, niesprawiedliwe zwolnienia czy represje wobec liderów pracowniczych — stanowią poważne ryzyko dla pracowników fabryk, często wymagają bardziej uporządkowanych, długoterminowych rozwiązań obejmujących rozbudowane procesy.

6. SKŁADANIE ZGŁOSZEŃ

Kanały zgłoszeń i proces

MÓW TERAZ:

Sygnaliści mogą składać zgłoszenia do wewnętrznej jednostki ds. zgłoszeń utworzonej dla każdej spółki grupy lub do właściwego organu publicznego działającego jako zewnętrzny kanał zgłoszeń. Pracownicy mają również swobodę zgłaszania swoich obaw bezpośrednio przełożonym, działowi HR, radzie zakładowej lub działowi prawnemu i są chronieni przed represjami zarówno na mocy przepisów dotyczących sygnalistów, jak i ogólnych przepisów prawa.

JACK WOLFSKIN zachęca wszystkich pracowników do składania zgłoszeń najpierw wewnętrznie, aby zapewnić najszybsze możliwe przeprowadzenie dochodzenia i szybkie usunięcie naruszeń.

Zgłoszenia do wewnętrznej jednostki ds. zgłoszeń można składać w dowolnym momencie za pośrednictwem internetowego systemu zgłoszeń SPEAK UP NOW pod adresem:

👉 speakupnow.integrityline.com

Zgłoszenia za pośrednictwem SPEAK UP NOW są szyfrowane i bezpieczne. Sygnaliści mogą za pośrednictwem portalu poprosić o osobiste spotkanie z przedstawicielem jednostki ds. zgłoszeń. Dla każdej spółki grupy uczestniczącej w programie utworzono dedykowane kanały zgłoszeniowe dostępne w menu rozwijanym.

(Przegląd zewnętrznych publicznych kanałów zgłoszeniowych zostanie tutaj dodany, gdy zostanie w pełni ustanowiony przez władze.)

Zgłoszenia są dokonywane za pomocą formularza w SPEAK UP NOW i są obecnie dostępne w języku angielskim i niemieckim, a wkrótce pojawią się kolejne języki. W razie potrzeby można załączyć dokumenty lub wiadomości głosowe.

Zgłoszenia muszą być zawsze prawdziwe, obiektywne, bezstronne i zawierać wystarczające szczegóły, aby umożliwić wstępną ocenę i dochodzenie. Wspierane jest anonimowe zgłaszanie. Sygnaliści powinni zadbać, aby informacje były jasne, konkretne i zrozumiałe; w przeciwnym razie nie można rozpocząć działań dochodzeniowych.

SPEAK UP NOW oferuje sygnalistom (w tym anonimowym zgłaszającym) możliwość założenia bezpiecznej elektronicznej skrzynki pocztowej do ciągłej chronionej komunikacji. Założenie takiej skrzynki jest zdecydowanie zalecane, aby ułatwić niezbędne pytania uzupełniające.

Procedura składania skarg Fair Wear:

Skargi można składać w lokalnych biurach skarg Fair Wear lub bezpośrednio do Fair Wear w Amsterdamie telefonicznie, pisemnie, ustnie lub e-mailem na adres complaints@fairwear.org, lub za pośrednictwem mediów społecznościowych i aplikacji do komunikacji w wybranych krajach.

Gdy Fair Wear lub marka członkowska podejmują działania na podstawie doniesień medialnych, aby rozpocząć dochodzenie, Fair Wear podejmie próbę kontaktu z dotkniętymi pracownikami, aby włączyć ich jako skarżących. Jeśli to niemożliwe, zostaną skonsultowani lokalni interesariusze.

Zaangażowani pracownicy mogą zdecydować, czy chcą pozostać anonimowi przez cały proces. Jeśli anonimowość zostanie wybrana, Fair Wear gwarantuje, że tożsamość nie zostanie ujawniona fabryce ani marce. Jednak do przetworzenia skargi Fair Wear wymaga współpracy zgłaszającego w celu przeprowadzenia dalszych ocen i kontroli odwetów.

Niezależnie od wyboru anonimowości, opublikowane raporty Fair Wear nigdy nie zawierają danych umożliwiających identyfikację osoby.

Jeśli osoba zgłaszająca zdecyduje się nie podawać danych kontaktowych, Fair Wear będzie współpracować z marką, korzystając z alternatywnych narzędzi diagnostycznych — takich jak wywiady z pracownikami poza miejscem pracy lub audyty — aby zidentyfikować problem. Dotyczy to szczególnie bezpośrednich zagrożeń dla zdrowia i bezpieczeństwa.

7. PRZETWARZANIE ZGŁOSZEŃ

MÓW TERAZ:

Odpowiedzialność za odbiór zgłoszeń

Za odbiór i przetwarzanie zgłoszeń odpowiada wewnętrzna jednostka zgłoszeniowa utworzona dla danej firmy grupy. Wszystkie zgłoszenia za pośrednictwem SPEAK UP NOW są automatycznie kierowane tutaj.

Wewnętrzne jednostki zgłoszeniowe są prowadzone przez prawników z kancelarii CMS Hasche Sigle („CMS”) z siedzibą w Niemczech, na podstawie umowy z firmami grupy. CMS zapewnia, że potencjalne konflikty interesów są ściśle wykluczone.

Potwierdzenie odbioru i dokumentacja

Zgłoszenia automatycznie powiadamiają odpowiedzialnych prawników CMS po ich otrzymaniu. Sygnaliści otrzymają potwierdzenie odbioru w ciągu 7 dni.

Wszystkie otrzymane raporty są dokumentowane w sposób trwały, poufny i możliwy do odzyskania w systemie zarządzania sprawami SPEAK UP NOW.

Jeśli zostanie zgłoszona prośba o spotkanie osobiste, zostanie ono udokumentowane za pomocą nagrania audio lub pisemnego protokołu, za zgodą sygnalisty. Sygnaliści mają możliwość przejrzenia i poprawienia transkrypcji przed podpisaniem lub elektronicznym potwierdzeniem jej poprawności. Dokumentacja jest zazwyczaj usuwana, gdy nie jest już potrzebna do celów prawnych, zwykle 3 lata po zakończeniu procedury.

Sprawdzenie prawdopodobieństwa i treści

Prawnicy CMS przeprowadzają wstępny test prawdopodobieństwa i potwierdzenia, aby zweryfikować, czy zarzuty są faktycznie prawdopodobne i zawierają konkretne wskazania uzasadniające dochodzenie.

Prawnicy mogą kontaktować się z sygnalistami za pośrednictwem bezpiecznej skrzynki, aby poprosić o dodatkowe informacje lub wyjaśnić fakty. Na życzenie można zorganizować alternatywne spotkania osobiste.

• Brak prawdopodobieństwa/treści: Przegląd jest formalnie zamykany, dokumentowany, a sygnalista jest informowany.
• Prawdopodobne i potwierdzone: Raport jest przekazywany za pośrednictwem SPEAK UP NOW do odpowiedniej Jednostki Dochodzeniowej.

Procedura składania skarg Fair Wear:

Gdy skarga zostanie uznana za dopuszczalną, Fair Wear tworzy plan dochodzenia i prosi o opinię markę członkowską oraz skarżącego. Jeśli marka nie odpowie w ciągu 5 dni roboczych, Fair Wear kontynuuje realizację pierwotnego planu.

Obowiązują dwa odrębne scenariusze:

• Scenariusz 1: Problem jest już znany (Raport z audytu / CAP)Jeśli skarga dotyczy problemu zidentyfikowanego w niedawnym audycie i jest już objęta Planem Działań Korygujących (CAP) stworzonym w ciągu ostatnich 90 dni, Fair Wear wymaga od marki rozwiązania problemu w ramach istniejącego planu naprawczego. Nie rozpoczyna się nowego dochodzenia. Postępy są monitorowane zgodnie z ustalonym harmonogramem CAP i dokumentowane publicznie na stronie Fair Wear. Po zweryfikowaniu naprawy z osobą składającą skargę, status zmienia się na „Rozwiązany”. Jeśli w wyznaczonym terminie nie zostaną podjęte działania, Fair Wear konsultuje się z zainteresowanymi stronami w sprawie dalszych kroków.
• Scenariusz 2: Problem był wcześniej nieudokumentowanyJeśli problem jest nowy, Fair Wear rozpoczyna pełne dochodzenie. Zespół dochodzeniowy zbiera dowody z fabryki i lokalne, co kończy się raportem oceniającym, czy skarga jest zasadna.Fair Wear wybiera zespół dochodzeniowy (korzystając z lokalnych zespołów, jeśli są dostępne, lub konsultując się z markami członkowskimi, lokalnymi związkami zawodowymi, IndustriALL Global Union lub organizacjami pozarządowymi działającymi na rzecz pracowników). Wszystkie strony muszą zgodzić się co do składu zespołu. W przypadku braku porozumienia Fair Wear działa jako niezależny arbiter, dokonując ostatecznego wyboru.

Kryteria wyboru zespołów dochodzeniowych obejmują:

• Dostępność
• Biegłość w języku lokalnym i angielskim
• Ekspertyza w prawie pracy i standardach
• Znajomość protokołów Fair Wear
• Obiektywność i niezależność

8. WEWNĘTRZNE DOCHODZENIE

MÓW TERAZ:

Obowiązki

Po otrzymaniu wiarygodnego i uzasadnionego raportu, Wewnętrzna Jednostka Dochodzeniowa przejmuje sprawę. Jednostki te są kierowane przez szefów działu HR i audytu wewnętrznego, którzy mają dostęp do raportów przekazywanych przez jednostkę zgłaszającą.

W przypadku poważnych naruszeń wymagających dalszego ustalania faktów, Jednostka Dochodzeniowa zleca Działowi Prawnemu (zwanym „Funkcjonariuszami Dochodzeniowymi”) koordynację i prowadzenie dochodzenia. Wszystkie wymogi prawne — w tym ścisła poufność i przepisy o ochronie danych — są ściśle przestrzegane. Funkcjonariusze działają niezależnie i bez konfliktów interesów.

(Jeśli funkcjonariusz prowadzący dochodzenie jest osobiście zaangażowany lub występuje konflikt interesów, JACK WOLFSKIN wdroży odpowiednie alternatywne procedury).

Przebieg dochodzenia

Celem jest ustalenie, czy doszło do zarzucanego naruszenia. Funkcjonariusze prowadzący dochodzenie mogą przesłuchiwać zaangażowane strony, żądać dokumentacji i zbierać dowody w zakresie określonym przez raport. Nie są dozwolone żadne poszukiwania dowodów bez konkretnego celu.

Dochody prowadzone są neutralnie i obiektywnie pod zasadą domniemania niewinności. Funkcjonariusze prowadzący dochodzenie badają zarówno dowody obciążające, jak i oczyszczające.

Osoby zainteresowane zostaną poinformowane o dochodzeniu oraz o swoich prawach dotyczących ochrony danych osobowych, gdy tylko nie zagrozi to dalszemu przebiegowi dochodzenia. Zostanie im przyznane prawo do wysłuchania, aby mogły odnieść się do zarzutów. Ich oświadczenia zostaną uwzględnione w ostatecznych ocenach. W razie potrzeby mogą zostać powołani zewnętrzni eksperci (np. prawnicy, audytorzy).

Wnioski i działania następcze

Dochowanie kończy się, gdy:

1. Wystarczające dowody potwierdzają, że naruszenie nie miało miejsca;
2. Wystarczające dowody potwierdzają, że naruszenie miało miejsce; lub
3. Dalsze ustalanie faktów jest niemożliwe lub nieproporcjonalne przy użyciu rozsądnych środków.

Po zakończeniu funkcjonariusze prowadzący dochodzenie sporządzają pisemny Raport z Dochodzenia zawierający fakty, ustalenia i wnioski.

Jeśli potwierdzi się naruszenie z udziałem pracowników, raport jest przekazywany do działu HR i działu prawnego w celu oceny kwestii zatrudnienia, odpowiedzialności cywilnej lub działań prawnych. Zalecane działania są zawarte w raporcie.

Ostatecznie raport jest przekazywany do Zarządu spółki grupy, której dotyczy sprawa (a tam, gdzie to stosowne, do kierownictwa JACK WOLFSKIN Ausrüstung für Draußen GmbH & Co. KGaA) w celu podjęcia ostatecznej decyzji i realizacji działań następczych.